后勤处文件管理制度（试行）

资后发〔2014〕2号

第一章总则

第一条 为规范处内各类文件的起草、传送、审批、归档等工作，提高文件处理工作的效率和质量，根据《吉林大学公文处理办法》，结合我处实际工作情况，制定本制度。

第二条本制度适用于后勤处有效文件，但不包括法律文书、商业合同及工程项目卷宗图纸（以上类别另行规定）。

第二章文件的起草

第三条 起草文件的种类、公文格式、行文规则等要求严格按照《吉林大学公文处理办法》执行。

第四条综合管理科负责处内规章制度、全处性综合材料的起草工作。

第五条各职能科室负责分管业务有关文件的起草工作。

第三章文件的呈送与呈报

第六条按照“谁起草、谁呈送”的原则，文件的呈送与呈报一般由文件起草部门送达、取回。

第七条向处内处级领导呈报的文件，由文件起草部门报处领导阅示。

第八条向校内其它部门呈送的文件（申请、报告、函、意见），由文件起草部门送达需呈送部门，并在审批后取回。

第九条向校外单位呈送的文件，按照校办有关文件传递规定执行，需我处自行呈送的，由文件起草部门送达需呈送部门，并在审批后取回。

第十条需向主管校领导呈报的文件，由文件起草部门填写好呈报单，请主管处领导签批（文件落款处也需签字，制表人也需签字），并自行报请处长批示，待处长签批后交由综合管理科统一报送。

第十一条需向其他校领导呈报的文件，参照第十条执行。

第十二条呈报文件主管校领导批复后需再次转报其他校领导的，由综合管理科报送，直至会签完成，并取回文件。

第十三条呈报文件主管校领导批复后需再次转报其它部门的，由文件起草部门报送，直至会签完成，并取回文件。

第十四条用印申请、学校红头发文在主管校领导签批后，由起草部门负责完成后续程序。

第四章文件的承办与下发

第十五条学校校办、党办转发及学校领导签批的文件，由综合管理科取回，并做好登记、附文件承办单，报处长签批后转相关部门处理。

第十六条学校各单位来文需处长签批的，由综合管理科做好登记、附文件承办单，报处长签批后转相关部门处理；无需处长签批的，由各科室留存办理。

第十七条处内各部门下发各类文件，在综合管理科登记并取得文号后，由起草部门统一下发。

第五章文件的归档

第十八条文件归档严格按照学校档案管理有关规定执行。

第十九条综合管理科负责对处内各部门文件归档、建档工作进行监督检查。

第二十条文件存档需按年度制定编号，并按编号顺序整理存放。

第二十一条正式发文的校处两级文件、呈报校领导文件的呈报单及批示、处长签批承办文件的承办单及批示、处长办公会及处务会会议纪要，由综合管理科登记并做好归档。

第二十二条除第二十一条所述文件，其它文件由处内各部门自行分类存档。

第六章附则

第二十三条本制度由综合管理科负责解释。

第二十四条本制度由处长办公会审议通过，经处长批准后生效，自颁布之日起执行。

文件呈报单

编号： 年 月 日

后勤处

文件承办单

来文单位： 编号：

文件传阅单